Administrarea personalului și salarizarea corectă sunt două componente esențiale pentru buna funcționare a oricărei companii. Oricât de bine intenționat ai fi, dacă nu respecți regulile legale și procedurile corecte, riști sancțiuni serioase.
Un calcul greșit de salariu sau o întârziere în transmiterea datelor către autorități poate însemna amenzi considerabile, dar și pierderea încrederii angajaților.
Pe lângă obligațiile față de stat, angajatorii trebuie să respecte și drepturile angajaților. Orice greșeală în administrarea de personal sau în calculul salariilor poate crea conflicte, reclamații sau chiar procese de muncă. De aceea, gestionarea documentelor, a contractelor și a modificărilor salariale trebuie făcută cu rigurozitate.
Ce înseamnă administrarea de personal și salarizarea?
Administrarea personalului se referă la totalitatea activităților legate de angajați. Include evidența contractelor de muncă, a fișelor de post, a pontajelor și a modificărilor în statutul angajaților.
Salarizarea presupune calcularea și acordarea salariilor, gestionarea contribuțiilor și transmiterea declarațiilor fiscale. Este o activitate lunară care trebuie făcută fără erori, pentru a evita sancțiuni sau reclamații.
Activități cheie în administrarea de personal:
- Întocmirea și gestionarea contractelor de muncă
- Actualizarea dosarelor angajaților
- Evidența concediilor și a pontajelor
- Gestionarea fișelor de post și a evaluărilor periodice
Activități esențiale în salarizare:
- Calculul salariilor brute și nete
- Reținerea și declararea taxelor către stat
- Eliberarea fluturașilor de salariu
- Transmiterea declarației 112
O eroare în oricare dintre aceste puncte poate duce la amenzi, inspecții sau conflicte de muncă.
Greșeli frecvente în administrarea personalului și cum să le eviți
Multe firme fac greșeli aparent minore, dar cu impact major în timp. De cele mai multe ori, problemele apar din lipsa de actualizare a legislației sau din neglijență.
Lipsa dosarului complet al angajatului
Fiecare angajat trebuie să aibă un dosar complet, cu documentele cerute de lege. Lipsa acestora poate fi sancționată la controlul ITM.
Ce trebuie să conțină dosarul:
- Contractul individual de muncă semnat
- Copie după actul de identitate
- Fișa postului
- Cerere de angajare și CV
- Adeverințe medicale și documente fiscale
Nerespectarea termenelor legale
Modificările contractuale trebuie transmise în Revisal înainte să intre în vigoare. Întârzierile pot atrage amenzi de până la 8.000 lei pentru fiecare caz.
Evidența slabă a orelor lucrate
Pontajul zilnic este obligatoriu. Fără el, este imposibil să justifici plata salariului sau să gestionezi corect concediile.
Erori în salarizare care pot duce la penalități
Calculul salariilor trebuie să fie precis și conform cu legislația fiscală. Un salariu calculat greșit poate însemna plata în plus sau în minus, ceea ce poate afecta atât angajatul, cât și compania.
Cele mai comune greșeli în salarizare:
- Calcul incorect al concediilor medicale și de odihnă: Lipsa corelării cu pontajul și cu legislația poate duce la neconcordanțe și pierderi financiare.
- Neactualizarea salariului minim pe economie: Dacă un angajat rămâne cu un salariu sub minimul legal, amenzile pot ajunge la 200 lei per angajat per zi.
- Întârzierea depunerii declarației 112: Această declarație trebuie transmisă lunar, până pe data de 25. Nerespectarea termenului atrage penalități automate.
- Calculul greșit al impozitelor și contribuțiilor: Orice diferență poate duce la recalculări, controale fiscale sau chiar penalități retroactive.
Bune practici în administrarea personalului și salarizare
Pentru a evita greșelile și problemele ulterioare, este esențial să ai un sistem bine pus la punct. Organizarea și digitalizarea proceselor fac diferența.
Sfaturi utile pentru o gestionare eficientă:
- Folosește softuri de HR și salarizare
Automatizarea reduce erorile și economisește timp. Softurile pot genera documente, calcula salariile și trimite automat declarații.
- Actualizează-te constant cu legislația muncii
Modificările legislative sunt frecvente. Abonează-te la newslettere de specialitate sau consultă periodic site-urile oficiale.
- Centralizează documentele angajaților
O arhivare electronică bine structurată te ajută să găsești rapid orice informație.
- Colaborează cu un specialist HR sau un consultant extern
Dacă firma ta nu are un departament dedicat, o colaborare externă poate preveni multe greșeli.
Cum să eviți pierderile din greșeli de personal și salarizare?
Administrarea personalului și salarizarea nu sunt sarcini banale. Ele implică responsabilitate, cunoașterea legislației și o bună organizare internă. Greșelile pot costa mult, nu doar financiar, ci și în relația cu angajații sau autoritățile.
Un sistem clar, digitalizat, actualizat și verificat reduce riscurile. Fie că gestionezi intern sau colaborezi cu un furnizor de servicii, important este să nu lași loc de erori.
